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會計電算化存在的問題及對策

摘要:伴隨著我國經濟的發展以及科技的進步,人們的生活方式、工作方式發生了很大的轉變。當前,會計電算化的廣泛應用極大的提高了會計的工作效率。本文首先分析會計電算化對會計工作的意義與作用,分析我國實施會計電算化過程中出現的問題,提出會計電算化現存問題的完善策略。

一、引言

隨著社會經濟的不斷發展,科技也在不斷進步,自從第一臺個人計算機誕生之后,計算機技術就開始日積月累的滲透到我們的日常生活中,人類越來越依賴計算機技術,會計電算化在此基礎上應運而生,將計算機與會計作業聯合在一起。近年來,會計電算化逐漸成為現代企業的記賬手段,也成為一個企業想要在信息化商業舞臺上持續發展的必備條件。

二、會計電算化的作用

(一)改變記賬模式

傳統的手工會計主要依賴于人工,利用一些原始的計算工具進行操作,其處理流程一般是獲得原始憑證、記賬、對賬、試算平衡,最終出具財務報告,在這個操作流程中會占用大量的人力以及物力資源。而會計電算化的運算工具主要是計算機,計算機與人的區別是:計算機可以一次進行多重復雜的計算。因此,釆用會計電算化可以從手工賬中釋放出大量的人力、物力資源,同時,簡化會計的處理程序。

(二)提高會計數據處理的正確性和服務的規范化

1.先前傳統的會計處理方式主要釆用手工記錄、計算,不可避免的產生數據的錯誤錄入,或者在計算過程中出現一些細小的差錯,影響整個報表的正確性。在實施會計電算化的過程中,企業只需要安排一些人員將審核無誤的原始憑證的相關信息準確的錄入計算機軟件中,之后的一系列計算將由計算機自動完成,這大大的提高了數據計算過程中的正確性。與此同時,我們也可以看出,原始數據的準確于會計電算化是至關重要的。此外,如果發現錯誤,會計電算化可以無痕跡的修改錯誤信息,比傳統會計的處理方式更為簡單、快捷。

2.對于整個財務處理過程而言,企業所有部門的會計信息都需要歸集到財務部門,進行集中的整合與分析。釆用會計電算化技術之后,各個部門可以將自己部門的信息直接錄入計算機軟件中,形成一份完整的電子檔案,企業的管理人員可以依靠這份檔案對相關的經濟活動迸行決策分析,將會計處理過程變得更加規范化。

(三)內部控制的多樣化和制度的完整性

傳統企業的會計核算主要依靠人通過算盤、計算器等工具進行,所以,控制的側重點在于人,只需通過將職員進行職責劃分,明確每個人手里握有的權利,區分會計基本人員和高級審核人員,努力做到職員之間的相互牽制。新的方式結合了計算機中的相關會計處理軟件,因此,現在控制的對象包括:會計人員、計算機操作人員以及會計處理軟件??刂葡嚓P應用軟件主要是改善軟件的安全性,一方面,可以防止軟件受到黑客的惡意攻擊和病毒感染;另一方面,可以對于軟件的訪問權限進行設置。因此,在新時代的環境下,內部控制已經由原來的“單軌制”變為現在加入軟件控制之后的“雙軌制”。

三、我國實施會計電算化過程中出現的問題

從我國最早引人會計電算化到現在已經經歷了三四十年,這些年間,會計電算化不斷得到推廣,也涌現出了大量的會計電算化應用軟件,這些軟件經過時間的考驗,部分會計軟件不斷改進完善、保留下來,但是,部分軟件因為無法適應時代的潮流而被舍棄。事物是不斷發展的,所以,會計電算化依然在不斷發展,但在發展壯大的過程中也會有一些問題暴露出來,有待我們去改善。

(一)在我國的適用性普遍較低

相關數據顯示,我國會計電算化在大規模企業的使用率明顯高于小規模企業。在這些大規模企業中也會存在一部分盲目跟風的企業,鑒于會計電算化的不斷發展和企業相對雄厚的經濟實力,所以,弓丨入相關的會計軟件處理會計工作,但是,這樣的企業對于軟件的利用只停留于核算方面,不重視會計電算化對管理方面更為重要的作用。而小企業因不能承擔購買會計處理軟件的相關成本,或者由于管理者尚未認識到會計電算化對于一個企業的重要性,因此,大部分的小規模企業依然釆用手工會計。

(二)相關會計軟件的設計存在問題

會計電算化就是將計算機技術與會計事務相結合,所以,相關軟件的設計對于會計電算化而言是十分重要的。一方面,因為我國的經濟發展水平、發展方式與國外是不同的,所以,直接從國外引入相關的會計處理軟件并不完全適用于我國的企業,不能發揮其最大的作用。另一方面,我國缺乏一些設計相關軟件的高學歷人才,由于設計軟件的人員對會計知識并不了解,對于他們而言,設計一些完全符合會計人員要求的軟件是十分困難的。

(三)相關職員的綜合能力需要加強

隨著會計電算化的實施,社會對會計職員的能力提出了更高的要求,希望從事這類工作的職員不僅要具備一定的會計常識,同時,熟練的操作相關的計算機軟件。然而,我國目前的發展現狀是:大多數企業的會計人才年齡相對較大,他們雖然擁有豐富的會計知識和多年的會計經驗,但對?于會計電算化的了解甚少,對于計算機的操作也比較陌生,即使經過一段時間的業務培訓,可以進行會計業務的處理,但是,一旦遇到系統問題,他們無法及時解決這些問題,最終導致數據的丟失,進而為企業造成損失。除此之外,那些可以熟練操作計算機的職員雖然了解計算機的詳細操作原理,但他們卻不愿意接受相關會計知識的培訓,主要原因是會計知識相對復雜。因此,對于社會而言,面臨的現狀就是缺乏綜合型人才。

(四)信息安全隱患加大

第一,相關會計軟件主要是通過賬號以及密碼登錄,如果密碼被盜或者丟失,影響會計信息的真實性與完整性。第二,如果實施會計信息化,相關會計信息的保管方式將由紙質轉變為由硬盤、U盤等進行保管,存在數據遺失的可能性。同時,由于硬盤、U盤可能會受到病毒感染,加劇了計算機感染病毒的可能性。最后,將所有的會計信息存在計算機中,很容易受到計算機病毒、木馬或者黑客的攻擊,導致數據的丟失或者毀損,最終都有可能導致企業的損失。

四、會計電算化現存問題的完善策略

(一)改變企業領導對會計電算化的認知,提高會計電算化在我國的使用率

現階段,會計電算化隨著經濟的發展而不斷發展,逐漸滲透到大多數企業中,然而,部分企業還沒有深切的領會其真正的內涵,并未了解到其對于提高企業綜合實力的重要性,所以,導致這些企業在利用軟件處理會計實務的時候重核算、輕管理?;诖?,首先,企業的管理人員應該認真研究、學習會計電算化,充分了解其形成原因及主要的作用,然后才可以熟練的將會計電算化應用到企業財務管理的整個過程中,將重點由事后控制、修改轉變為事前預測、事中控制以及事后監督。其次,會計電算化系統的操作人員也要深入了解其內涵,熟練掌握會計電算化的各種技術和方法,從而將其應用到解決會計實務的過程中。

(二)加大軟件設計的投入力度

每個國家、每個企業都應該根據自己的實際情況、發展模式選擇不同的電算化軟件。針對當前我國會計電算化工作中軟件開發不理想的情況,我們應該積極主動的釆取一些措施。一方面,我國應該先創立完整的會計電算化管理信息網絡平臺,對相關軟件的設計給予大概固定的模式,然后,設計人員根據我國具體的國情在軟件中加入一些特定的元素,提高各會計電算化應用軟件的兼容性。另一方面,對于大多數企業來說,他們使用的軟件基本都是外包給軟件供應商設計的,這樣導致承包商不了解企業的業務流程以及具體的業務活動,所以,設計的相關應用軟件并不適合企業。因此,企業可以加大對相關設計人員的投人,多引進一些高級人才,提高軟件的獨特性。

(三)培養復合型人才

會計電算化應用軟件必須要增加相關人員的操作才能發揮其應有的價值,所以,相關會計人員技能的培訓對于會計電算化的實施具有重要意義。目前,我國人才市場中還比較缺乏這類型復合型人才,所以,企業可以在內部進行一些業務培訓,比如,對那些具有一定會計知識儲備的人進行計算機操作培訓,讓他們熟練掌握應用軟件的設計程序和操作流程,同時,也可以對具有計算機操作能力的人才進行相關基礎會計知識的培訓。此外,企業也可以和一些高校合作,讓高校在學校設置一些相關課程,讓大學生在踏上工作崗位之前就可以提前了解會計電算化,進而可以幫助具有本科以上學歷的高素質人才盡快成為復合型人才,滿足企業對人才的需求。

(四)設置權限,進行職責分離,提高會計電算化應用軟件的安全性

為了保證信息的準確性,企業需要構建和完善會計電算化內部控制制度,在實施內部控制的過程中,企業需要對工作人員進行相關權限的設置,會計人員必須遵循會計處理軟件操作的一般規則,進行權限內操作。為了進一步保證所有人員不越權操作,工作人員應該在登人系統、操作結束之后及時退出系統,以防他人利用賬號對數據進行修改,同時,也可以加強賬號密碼的保密性,在設置密碼的過程中,增強密碼的復雜性,同時,不定期更換密碼。除此之外,為了防止受到黑客的惡意攻擊,企業應該及時對相關的信息進行備份,包括硬盤等電子備份,也包括將電子資料打印之后進行備份,保證資料的完整性以及準確性。同時,需要對訪問的人員進行記錄,提高會計信息系統的安全性。對于會計處理軟件而言,企業應該根據軟件與本公司會計業務的匹配度,考慮是否對會計軟件進行優化,如果現有的軟件不能滿足企業對于會計信息處理的要求,就必須要對其進行升級。

五、結語

由于科技的進步,會計電算化在我國的發展是勢在必行的,它可以在信息披露的過程中整合多個部門的信息,然后根據這些信息預估企業下一年可能面臨的風險,同時,也可以進行下一年的財務預算,最大限度的發揮會計電算化的監督和管理職能。會計電算化對于改善一個公司的整體經營水平有著重要意義,進而影響到社會經濟的發展。

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